Ticaret işlemlerinde proforma, gönderilen ürünün kimliği niteliğindedir. Gönderici, alıcı bilgileri, gönderilen ürüne ait açıklama, gönderim nedeni proforma içinde eksiksiz yer almalıdır.

Göndereceğiniz ülkenin gümrüğü için esas beyan kabul edilir ve işlemler bu döküman üzerinden gerçekleşir. Bu yüzden bu dökümanın kusursuz şekilde doldurulması gerekmektedir. Göndereceğiniz şahıs ise; alıcı kontak bilgileri, telefon ve mail bilgisinin alınması, alıcı şirket ise; ek olarak alıcının vergi numarasının belirtilmesi gerekmektedir. Aynı zamanda proforma üzerinde gönderilen ürüne ait bilgilere yer verilmesi gerekir. Ürün açıklaması detaylı yazılmalıdır. Gönderim nedeni en önemli doldurulması gereken alanların başında gelir.

Kişisel bir eşya gönderimi ise proforma üzerine mutlaka kişisel etki “personal effect, no commercial value” yazması tavsiye edilir. Aksi halde gümrükleme işleminde ücretlendirme çıkabilir. Bu bilgiler yazılsa dahi yükün gideceği ülke, mevzuat, gümrük memurunun ürünü değerlendirmesi sonucunda ticari değer olarak sınıflandırması ile ürün için vergi oluşabilir. Avrupa Birliği ülkeleri için tüm göndeirler vergiye tabidir. Bu rakam Amerika Birleşik Devletleri için 800 USD olarak belirlenmiştir. Gönderilecek malzeme için gümrük tarife pozisyonu varsa mutlaka belirtilmesi gereken bir parametredir. Yurtdışında HS kod, Türkiye’de GTIP olarak bilinmektedir.